Si usas ChatGPT, Copilot, Gemini o cualquier otra IA para trabajar, el Reglamento europeo de IA te considera "responsable del despliegue", aunque seas autónomo y trabajes solo. Eso te deja cuatro obligaciones concretas: formarte, no usar prácticas prohibidas, avisar cuando el contenido o el chat sea de IA y cuidar los datos de tus clientes. No necesitas ningún trámite ante Hacienda ni registro, pero sí hábitos que puedas demostrar.
Esta guía resume lo que te exige la norma si usas IA en tu actividad: el Reglamento (UE) 2024/1689 y el RGPD. Es un tema que cambió en julio de 2026 con el llamado Ómnibus digital, así que lo que leíste antes puede estar desfasado. Aquí tienes el estado a noviembre de 2026.
1. A quién alcanza y desde cuándo
El Reglamento distingue entre quien crea una IA (proveedor) y quien la usa en su trabajo (responsable del despliegue). Tú, al usar una herramienta ajena en tu actividad, eres lo segundo. Usarla a título personal, sin relación con tu trabajo, no te convierte en responsable. El riesgo de la herramienta no cambia esto: la formación y las prohibiciones se aplican a cualquier IA.
- 2 febrero 2025YaFormación y prohibicionesAlfabetización en IA (artículo 4) y prácticas prohibidas (artículo 5).
- 2 agosto 2026YaTransparenciaAvisar de que se habla con una IA y etiquetar deepfakes y ciertos textos (artículo 50).
- 2 diciembre 2026PróximoMarcado técnico y dos prohibiciones nuevasFin del plazo para que los generadores ya en el mercado marquen su contenido. Entran las prohibiciones de imágenes íntimas falsas y de material de abuso infantil.
- 2 diciembre 2027AplazadoIA de alto riesgo (anexo III)Entre otras, la IA que selecciona o evalúa a personas en el empleo.
- 2 agosto 2028AplazadoIA de alto riesgo integrada en productos (anexo I)Afecta sobre todo a fabricantes.
En España la norma europea es directamente aplicable. Está en el Congreso el Proyecto de Ley Orgánica para el buen uso y la gobernanza de la inteligencia artificial, que designa a la AESIA como autoridad y concreta las sanciones nacionales. A noviembre de 2026 sigue en tramitación y no crea obligaciones nuevas distintas de las europeas. Para las pymes, el Reglamento limita las multas al menor de los dos importes que fija.
2. Las cuatro obligaciones
Formación
Debes adoptar medidas para que tú, y quien trabaje contigo, entendáis qué hace la IA que usáis, sus límites y sus riesgos. Desde julio de 2026 la ley no exige garantizar un nivel concreto, pero sí poder demostrar qué hiciste: un curso, una guía interna, una fecha.
Prácticas prohibidas
No puedes usar IA para manipular a personas sin que lo noten, puntuarlas socialmente, deducir las emociones de tus empleados ni crear imágenes íntimas falsas de alguien. Un autónomo normal no se acerca a esto, pero conviene saber dónde está la línea.
Transparencia
Si pones un chatbot de IA en tu web, publicas imágenes o vídeos realistas generados con IA o difundes textos de interés público sin revisión editorial, tienes que decirlo. Lo detallamos en la sección 3.
Datos personales
El RGPD se aplica igual que sin IA. Si metes datos de clientes en una herramienta, esa herramienta los está tratando por ti, y tú sigues siendo responsable de lo que pase con ellos.
La formación es la que más se pregunta y la más fácil de cumplir. No hace falta un curso homologado: sirve cualquier medida razonable y proporcionada a cómo usas la IA, siempre que puedas probarla. Si solo la usas para redactar correos, basta con saber que puede inventar datos y que no debes pegarle información confidencial.
3. Cuándo tienes que avisar de que es IA
Desde el 2 de agosto de 2026 se aplica el artículo 50. No obliga a decir que usaste IA en todo lo que haces: solo en tres situaciones concretas.
| Qué haces | ¿Avisar? |
|---|---|
| Tienes un chatbot de IA que atiende a tus clientes en la web o en WhatsApp | Sí, que hablan con una IA |
| Publicas una foto, un vídeo o un audio generado con IA que parece real (una persona, un local, un evento) | Sí, etiquetarlo |
| Publicas un texto generado con IA para informar al público sobre un asunto de interés público, sin revisión humana ni responsabilidad editorial | Sí |
| El mismo texto, pero lo revisas tú y asumes la responsabilidad de lo que publicas | No |
| Redactas con IA el texto de tu web, un post de tu servicio, un presupuesto o un correo a un cliente | No por esta norma |
| Usas la IA para resumir, traducir, ordenar facturas o preparar borradores internos | No |
El texto de interés público es el caso más confuso. Cuenta la finalidad de lo que publicas, no el tema: un post que promociona tu servicio no es un texto para informar al público sobre un asunto de interés público. Si dudas, pon una línea al final que diga que el texto se ha elaborado con ayuda de IA y que lo has revisado.
4. Datos de clientes y confidencialidad
Si le pasas a una IA datos personales de un cliente (nombre, DNI, importes, contratos), estás tratando datos personales y el RGPD manda. La AEPD, en su decálogo "Cuidado con lo que le confIAs", aconseja no compartir con la IA datos identificativos ni información sensible, médica, financiera o contractual. Para un autónomo que lleva datos de clientes, esto se traduce en cuatro reglas:
- Usa la versión profesional de la herramienta, con las opciones que impiden que tus datos entrenen el modelo, y no la cuenta gratuita o personal.
- Firma el contrato de encargado de tratamiento con el proveedor (artículo 28 del RGPD). Las versiones empresariales de las grandes herramientas lo incluyen en sus condiciones.
- Anonimiza cuando puedas. Para pedir un resumen o un borrador, quita nombres, DNI y cifras identificativas antes de pegar el texto.
- Cuéntalo en tu política de privacidad y respeta el secreto profesional y las cláusulas de confidencialidad que firmaste con tus clientes.
Si una herramienta toma decisiones automatizadas que afecten a una persona, por ejemplo aprobar o rechazar un cliente, el RGPD le da derecho a que intervenga una persona. Una IA solo debería ayudarte a decidir, no decidir por ti.
5. Tú respondes del resultado
Ante tu cliente, el trabajo es tuyo aunque lo haya redactado una IA. Si inventa una cita, calcula mal un importe o cita una norma que no existe, la responsabilidad es tuya. Por eso conviene revisar cifras, fechas y referencias legales antes de entregar nada, y no aplicar una respuesta de la IA en temas fiscales o laborales sin comprobarla en la fuente oficial.
Dos cuestiones más de propiedad intelectual. Primero, en España la autoría corresponde a personas, así que lo que genera una IA sin una aportación creativa tuya puede quedar sin protección. Segundo, no subas a una IA obras de terceros que no puedas usar y comprueba en las condiciones de la herramienta si permite el uso comercial de lo que genera.
6. Si tienes empleados o seleccionas personal
Dos cosas cambian si tienes plantilla o colaboradores. La IA que deduce las emociones de los trabajadores en el puesto de trabajo está prohibida desde febrero de 2025, salvo por razones médicas o de seguridad. Y la IA que filtra currículos, evalúa el rendimiento o reparte tareas con datos personales entra en el alto riesgo del anexo III, con obligaciones que el Ómnibus aplazó al 2 de diciembre de 2027. Hasta entonces, mantén a una persona en la decisión final.
7. Qué pasa con la factura de la IA
La suscripción de una herramienta de IA que usas para trabajar es un gasto deducible, como cualquier otro software: necesitas la factura a tu nombre y que esté relacionada con tu actividad. Lo ves en la tabla de gastos deducibles. Ten en cuenta que muchas herramientas facturan desde fuera de España. Si la factura llega sin IVA español, normalmente tendrás que autorrepercutir el IVA en el modelo 303 y deducirlo a la vez. Es un paso que olvida casi todo el mundo, así que pídenos que lo revisemos.
8. Qué hacer esta semana
- Haz tu lista de herramientas. Anota qué IA usas, para qué y quién la usa. Es el inventario que te pedirá cualquier cliente o auditor.
- Déjate constancia de formación. Guarda el curso, la guía o la sesión en la que aprendiste los límites de la herramienta, con fecha.
- Fija una regla de datos. Nada de DNI, datos de salud, nóminas ni contratos de clientes en herramientas gratuitas o personales.
- Revisa lo que publicas. Si hay un chatbot o imágenes realistas con IA, añade el aviso o la etiqueta.
- Actualiza tu política de privacidad si tratas datos de terceros con IA, y firma el contrato de encargado de tratamiento con el proveedor.
Con esto cubres lo esencial. Si tu actividad maneja datos sensibles (salud, menores, asuntos legales) o publicas contenido a gran escala con IA, merece la pena que lo revise un especialista en protección de datos.